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Negocios

¿Cómo administran las empresas sus contratos de arrendamiento de manera eficiente?

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Algunas empresas en Latinoamérica se enfrentan con la necesidad de administrar decenas o incluso centenas de contratos de arrendamiento -comúnmente a esta actividad se le conoce como Lease Administration– buscando implementar procesos eficientes, reducir gastos, tener información confiable y en tiempo real de sus arrendamientos, todo esto para tomar decisiones adecuadas en alineación a la estrategia del negocio.
En Estados Unidos se visualiza una adopción muy alta de software especializado para el manejo de los contratos de arrendamiento, los datos indican que 95% de las empresas que tienen el rol de usuarios/tenants que administran 100 contratos o más utilizan software especializado, de igual forma el 80% de los propietarios/landlords y el 88% de los proveedores de servicios que administran más de 250 contratos reportaron usar un software para este uso.

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En México y en el resto de los países de Latinoamérica la adopción y profesionalización es mucho más baja y se cuenta con muy poca información al respecto de la adopción de software especializado para Lease Administration.
Algunas de las buenas prácticas derivadas de las necesidades de administrar de manera eficiente la información son:
1) Estructura Centralizada: Con el apoyo de la tecnología se hace más sencillo supervisar operaciones diversas; muchas compañías buscan mejorar la administración y reducir costos centralizando las operaciones con un software especializado y con un equipo de profesionales altamente capacitados. Cuando un gerente de una tienda, farmacia, cafetería, restaurante, etc., necesita saber los términos de su contrato en cuanto a renta, periodo y gastos relacionados, la centralización facilita y hace más eficiente el acceso a esta información comparado contra tener la información descentralizada o resguardada en el mejor de los casos por alguna persona designada que tiene esta función como una de sus actividades, pero en la cual no se especializa.
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2) Administración con Software Especializado: Excel no es un software fabricado para el manejo de volúmenes grandes de información en donde se requiere concurrencia y acceso de distintos profesionales en distintos lugares a diferentes horas. Entre otras cosas un software de calidad especializado en Lease Administration permite:

  • Llevar un registro de todos los contratos de arrendamiento con su información relevante, así como tener un control de las rentas y de los gastos.
  • Generar reportes en tiempo real sobre los próximos vencimientos así como alertas.
  • Tener un historial sobre quién realizó cambios en la información con fecha y hora de las últimas modificaciones.
  • Almacenar información sobre el inmueble como lo es la georreferenciación, superficie y especificaciones técnicas entre otros aspectos
  • Contar con el histórico (notas) sobre relación que se tiene con el arrendador o con el inquilino.
  • Aprovechar la información contenida en la base de datos para el uso de métricas e indicadores de desempeño.

 3) Outsourcing: El refrán “zapatero a tus zapatos” también aplica en la administración de contratos de arrendamiento, dado que el negocio de las empresas no es en realidad la administración de inmuebles o de contratos de arrendamiento en ocasiones las empresas no dan la importancia necesaria a este muy relevante aspecto operativo. En Estados Unidos la mitad de las empresas usuario/tenants y de empresas dueñas/landlords reportaron utilizar a un tercero para administrar sus contratos. Esto también aplica para compañías que cuentan con portafolios inmobiliarios que se dedican a rentar sus inmuebles como una inversión, en México algunos inversionistas patrimoniales e institucionales son una muestra de ello, un ejemplo de los inversionistas institucionales son las denominadas Fibras.

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 4) Integración con Software de Contabilidad o con ERPs: La integridad de la información y la eficiencia en el acceso a ella es muy importante, es para muchas empresas un dolor de cabeza tener diferentes bases de datos y sistemas de información no integrados, una buena práctica es integrar el software de Lease Administration con el software de contabilidad o ERP como Oracle o SAP, esto incrementa y facilita la precisión, integridad y el acceso a la información.
 5) Hacer una abstracción precisa del contrato: Cuando se captura basura en un sistema de información basura se obtiene en la salida, es decir en los reportes. Es importantísimo que una persona con conocimiento de causa y con un proceso adecuado de revisión de la misma se tenga en consideración para tener información precisa y veraz de la fecha de inicio, fecha fin, monto de renta, gastos, entidades legales participantes, dirección, cláusulas entre otras, si esta información no es confiable el utilizar esa información no tiene ningún sentido.
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Sergio Rojas Leyva


Estas son sólo algunas de las mejores prácticas relacionadas con la actividad de Lease Administration.
Colliers International cuenta con un equipo de profesionales para ofrecer el servicio de Lease Administration, así como también cuenta con un software especializado llamado WorkTrac único y líder en el mercado que es multi moneda y multi-idioma, actualmente utiliza este software para brindar servicio a clientes globales con presencia en todos los continentes. De igual manera cuenta con un sistema con tecnología de punta de business intelligence denominado Colliers 360 que permite tener métricas y tableros con indicadores de desempeño de la información de los contratos y del portafolio inmobiliario.
 Sergio Rojas Leyva | D1, MBA, PIC Director Lease Administration | Latam Colliers International Sergio.Rojas@colliers.com  +52 (55) 5209 3692
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Capitol Distrito Urbano: gran opción de inversión en el sureste mexicano

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La península de Yucatán se ha consolidado como una de las regiones más prolíficas para numerosas actividades económicas, entre ellas el desarrollo inmobiliario.  Particularmente, la ciudad de Mérida se encuentra en un momento importante de atracción de inversión no solo en bienes raíces, sino en otros sectores como turístico, industrial y tecnológico.

En entrevista con Inmobiliare, Santiago Mancebo Landa, Director General de Bterra Desarrollos comentó: “Mérida es un hub regional en el sureste en diferentes aspectos: educación, salud, atención médica, cultura y turismo. Esto quiere decir que gente de toda la península acude a Mérida para alguno de estos fines y eso le da a la ciudad mucho dinamismo en cuanto a la llegada de inversiones y la atracción de gente de diferentes demografías e inclusive nacionalidades”.

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Imagen cortesía Bterra Desarrollos

Además, la llamada Ciudad Blanca se distingue por tener un ambiente de negocios con características muy positivas. “Ayuda mucho el tema de la apertura y transparencia. En Mérida se vive una cercanía con las autoridades muy particular que creo no sucede en el resto del país. Es un entorno más transparente en muchos sentidos lo que permite un ambiente propicio para las inversiones y negocios inmobiliarios”, apuntó Santiago Mancebo.

Por ello, Bterra Desarrollos ha encontrado en esta ciudad una ubicación favorable para el desarrollo de proyectos inmobiliarios ambiciosos e innovadores. La empresa forma parte de Grupo Bepensa, una de las empresas industriales más importantes en el sureste del país.

“Nos consideramos un gran socio estratégico para las marcas en su entrada al mercado de Yucatán y Mérida. Nos gusta mucho el tema de urbanización, desarrollo y venta de tierra urbanizada, así como los desarrollos industriales y comerciales en esquemas built to suit”, señaló el Director General. 

Aun en el contexto de la pandemia, el especialista destacó que ven el mercado muy sano a diferencia de otros lugares de la república. El crecimiento poblacional sigue su curso y eso impulsa la demanda de productos inmobiliarios cada vez más sofisticados, no solo de vivienda horizontal, sino vertical y en otros sectores como el corporativo o de entretenimiento.

Capitol Distrito Urbano

Capitol Distrito Urbano forma parte de Distrito Xcanatún, un proyecto de desarrollo inmobiliario que consta de 200 hectáreas ubicadas al norte de Mérida, a 3 kilómetros de Periférico, sobre la carretera Mérida-Progreso. Esta zona es conocida por ser uno de los polos económicos más relevantes de la ciudad.

La propiedad ha sido parte de Bepensa por varias décadas pero el crecimiento que se ha generado en los últimos años en las zonas contiguas indica que es el mejor momento para impulsar el proyectos inmobiliarios con la seguridad de que generarán una alta plusvalía.

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Capitol Distrito Urbano

“La idea es construir un centro urbano con todos los servicios iguales a los que podemos encontrar en la ciudad. Un símil de esto tal vez podría ser Santa Fé en la Ciudad de México. Queremos crear este subcentro donde puedas tener espacios de trabajo, centros comerciales, de entretenimiento, escuelas, servicios de salud, entre otros”, explicó Mancebo Landa. 

“Nuestra visión es a largo plazo y enfocada en hacer ciudad” agregó. Por esta razón, en Capitol Distrito Urbano han dado preferencia a la integración con el tejido de la ciudad, en línea con las últimas tendencias de urbanismo, transporte público, movilidad y tecnologías relacionadas con proyectos sostenibles. “Todas esas tendencias las trabajamos con nuestros diseñadores y asesores para poder ofrecer un producto innovador que marque la pauta de Mérida de aquí para adelante”, aseguró.

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Imagen cortesía Bterra Desarrollos

De este modo, Capitol Distrito Urbano es un proyecto diseñado con gran cuidado, que ofrece una opción segura y altamente rentable para invertir. Esto implica importantes beneficios para los inversionistas y desarrolladores. En primer lugar, Santiago Mancebo destaca la ubicación. “Nuestra tierra está en el lugar correcto, en el centro del polo de desarrollo, cumpliendo con la regla de oro del Real Estate: location, location, location”. 

Por otro lado, Bterra se ha interesado ampliamente por agregar valor con amenidades y servicios que cumplan con las necesidades reales de los usuarios y sean congruentes con el entorno urbano inmediato.

En tercer lugar, Grupo Bepensa respalda este desarrollo con solidez financiera y responsabilidad empresarial. Un factor vital que solo una empresa con tal trayectoria puede ofrecer, destacó el Director General de Bterra. “Nuestros inversionistas pueden tener esa certeza de quién está detrás, cómo se está diseñando y de cómo vamos a cuidar el producto para que nos generemos valor entre todos”. 

El plan maestro

Capitol Distrito Urbano cuenta con 31 lotes de diferentes usos: habitacional, oficinas, comercio y servicios. Además, el desarrollo incluye áreas verdes que sirven no solo como amenidades, sino también para integrar los diferentes usos y lograr una sinergia entre las diferentes demografías y usuarios, generando con ello un valor a nivel ciudad, expuso Santiago Mancebo. 

Un ejemplo interesante es la ciclovía que unirá a Distrito Xcanatún con el norte y centro de Mérida a través de la vialidad de Progreso. “Nosotros estamos trabajando con despachos de diseño y arquitectura locales. Trabajamos con el arquitecto Mario Sherman a nivel máster plan y él nos está ayudando con esa visión integradora de Distrito Xcanatún y de Capitol para generar este sentido de ciudad e integrarnos muy bien con nuestros vecinos y el entorno”.

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Imagen cortesía Bterra Desarrollos

Por otro lado, una de las ventajas principales que ofrece este proyecto es la infraestructura del centro urbano en el que ya existen calles, banquetas o  jardines terminados. Así como instalaciones eléctricas, de drenaje, agua potable, plantas de tratamiento, etc.

“A los inversionistas que estén listos para desarrollar, nosotros estamos listos para recibirlos y es cuestión de que tengan sus proyectos definidos para que puedan empezar a colocar la primera piedra”, dijo el Director General de Bterra Desarrollos. 

Aunado a ello, la oferta en precios es muy competitiva en contraste con otros proyectos similares de la zona, debido a que todo lo referente al ordenamiento y comercialización forma parte de la visión a largo plazo que tiene la compañía. 

“Nosotros no compramos la tierra ayer para desarrollarla hoy. Nuestros proyectos son visiones de más de 20 y estas tierras las tenemos desde hace varias décadas. Nuestro punto de entrada nos permite generar esa competitividad, no es que estemos malbaratando el precio, es que por esas condiciones nuestros rendimientos pueden ser muy sanos, incluso siendo muy competitivos en precio y dando a nuestros clientes facilidades en los pagos”, apuntó Santiago Mancebo. 

Para más información, visita bterra.mx

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