¿Qué alternativas tienen las empresas para afrontar esta situación? ¿Qué se propone como mejores prácticas para afrontar y poder capitalizar este problema? Convirtiéndolo en fortaleza.
“Estamos llamados a ser arquitectos del futuro no sus víctimas”
R. Buckminster Fuller
Es un hecho que el concepto de Flexibilidad en cuanto a los espacios de trabajo, es una realidad ineludible, y ante ello, las empresas pueden tomar una de las alternativas.
Básicamente, una es esperar y ver a dónde les lleva la corriente, hasta alcanzar un “impacto por choque”, es decir, al final del camino nos la arreglamos y ya veremos cómo y cuándo podremos “soltar lastre”, soltando metros cuadrados a lo largo del camino, y cuando regresemos ya quitaremos algunos escritorios con la esperanza de que todos quepamos. O bien, tomar el control, aprender y escuchar de los equipos, y lograr un “impacto por diseño”.
Nosotros sugerimos fuertemente que sea la segunda opción, el costo de oportunidad de no hacerlo, y los beneficios de capitalizar estos aprendizajes son tan importantes que amerita atenderlos de manera más metódica, integrando a los equipos en el proceso.
Durante años hemos promovido el pasar de ver al real estate como un ‘mero costo’ a un other income (consejo que me dio hace años una amiga que era directora de un área de real estate en Walmart) y yo añadiría pasar de un mero requerimiento de espacio (a final de cuentas la gente tiene que trabajar en un lugar, bueno, malo, caro o barato, ni modo de no dárselos), a un nuevo potencializador de energías, creatividad, entusiasmos y de nuevas y mejores formas de colaboración.
La tendencia es clara, la práctica de espacios colaborativos ya venía en incremento durante los últimos 3-4 años, pero todavía no se entiende bien. Por ejemplo, la creación de rincones colaborativos dentro de los espacios de trabajo, donde se cuenta con un área abierta con una mesa para 4-5 personas o un par de sillones (sí leímos bien, sillones) para sentarse a dialogar, a crear, y diseñar.
O bien la introducción de cocinetas amplias que además son lugares de trabajo, quizá con mesas y sillas altas para trabajo en equipo, salas de reuniones más democráticas, es decir, menos salas de reunión al lado de las oficinas del director, que “están disponibles para todos”, pero que en la práctica nadie usa por temor a incomodar de cualquier manera al jefe.
Hay que llevar a cabo un ejercicio de profunda transformación e impacto, conscientes de que dejar pasar esta increíble oportunidad sería una negligente omisión. Porque, además, de manera irremediable, la forma en que se realice este proceso mandará un poderoso mensaje a los colaboradores, al hacerlos sentir escuchados y contentos, partícipes y artífices de su propio futuro.
Entre las entrevistas, una gerente de área nos dijo: “nunca la empresa me había hecho partícipe de un proceso de cambio, nunca me había preguntado qué pensaba sobre algo”, este cambio puede ser la oportunidad posiblemente irrepetible de hacerlo con nuestros colaboradores.
Si bien es cierto que los colaboradores quieren contar con tiempo de trabajo remoto, y han gustado los beneficios de ello, es cierto que ven la importante necesidad de regresar a la oficina y desarrollar ciertas actividades en ella.
En un estudio reciente del Center for Real Estate And Urban Analysis, The George Washington University, mencionan los siguientes hallazgos clave: una mezcla de oficina y trabajo remoto maximizan la productividad del individuo y el rendimiento organizacional. Y segundo, los colaboradores quieren opciones y libertad en relación con lugar de trabajo, pero muy pocos quieren trabajar exclusivamente, de forma remota.
Pero ¿por qué quieren regresar? Según el estudio de Gensler, U.S. Workplace Survey Summer / Fall 2020, hay dos razones fundamentales, que son el contar con la relación humana presencial y el poder llevar a cabo procesos de colaboración interpersonal.
Y es así como el rediseño debería estar alineado a estos objetivos, es decir, optar por más espacios que fomenten la colaboración, por encima de los lugares individuales, acondicionar adecuadamente las salas de reuniones, y que haya facilidad y apertura para utilizarlas a través de aplicaciones, así como contar con espacios colaborativos, cocinetas de trabajo, etc.
La creación y disponibilidad de espacios interdisciplinarios o interáreas, rompe paradigmas de trabajo individual y genera pensamientos diferentes e innovación. Así como la necesidad de pensar, repensar y reinventarse constantemente.
Es sabido, a través de los últimos estudios de neurociencia que el cerebro humano piensa y realiza conexiones de diferente manera si está en un espacio o en otro, lo cual genera una predisposición diferente a la solución de problemas o generación de procesos corporativos.
No basta introducir espacios abiertos, como mencionó un estudio de la Royal Society, “The impact of the ‘open’ workspace on human collaboration” de Ethan S. Bernstein and Stephen Turban, del 2 de julio 2018, donde concluyeron que quitar paredes no genera más comunicación interpersonal, por ello dependemos de espacios que sí lo fomenten y los tiempos de calidad en la oficina para este propósito.
Varios de los focus groups del estudio de Cushman and Wakefield, coincidieron que los colaboradores dentro de oficina tienen más posibilidades de innovar y crear, porque el proceso creativo es “más efímero, orgánico y menos agendado”.
Nos parece que llevando un proceso relativamente sencillo, puede ser altamente poderoso, sin embargo, nosotros sugerimos que contenga por lo menos los siguientes elementos esenciales:
a) Realizar un costeo de la ocupación de los espacios actuales.
b) Llevar a cabo entrevistas con los colaboradores o en su caso con directores de área, y ellos lleven a cabo reuniones de intercambio para conocer los aprendizajes y las reflexiones de este periodo de pandemia por parte de los miembros de sus equipos.
c) Integrar esos hallazgos y aprendizajes en un documento para que posteriormente, el equipo directivo determine las líneas de acción y parámetros.
d) Dentro de los cuales los equipos podrán hacer un requerimiento de cosas en relación a las nuevas oficinas y espacios.
e) Llevarlo al proceso de costeo paramétrico, aprobaciones.
f) Diseño de proyecto.
g) Y ejecución de las remodelaciones y adquisición de mobiliario.
Reduciendo gastos, pero al mismo tiempo favoreciendo y fortaleciendo elementos de la familia, productividad, pertenencia, creatividad, innovación y siendo atractivos para las nuevas generaciones tomando en cuenta que “para finales del 2021, la Generación Z (nacida entre 1997-2002) representará 36% de la fuerza de trabajo”. Financial Executives International, AI & Automation.
Lograr la perfecta combinación de casa y oficina para cada empresa será diferente, pero sugerimos sea a través de un proceso que integre aprendizajes, nuevos objetivos, nuevas circunstancias y que integre a los equipos recordando que incluso en esta dificultad los altos directivos también están aprendiendo.
Si los colaboradores perciben que dentro de este devenir de eventos y cambios, el equipo directivo está más orientado hacia ellos, los escucha los hace parte del proceso e integra sus inquietudes y aprendizajes, entonces cambiarán su forma y percepción de la empresa donde trabajan, su motivación crecerá y aumentará la productividad.
No dejaremos pasar esta oportunidad de oro para que a través del real estate y los espacios logremos los objetivos corporativos esperados.
En realidad, no es indispensable realizar una inversión muy grande para ver un cambio de los nuevos espacios de oficinas, únicamente hay que realizar cambios de elementos que tengan un impacto directo en el ánimo o el sentir del personal. Algo tan sencillo como nuevos colores y más luz en los espacios de trabajo, puede tener un impacto significativo en el ambiente laboral de la empresa.
Hay diversos artículos que argumentan los elementos que impactan a nuestros colaboradores. “How Do We Design Workplaces That Support Mental Health And Well-Being”, por Dr. Pragya Agarwal, Forbes Magazine, junio 24, 2018; y “Remote vs The office: the impact of workspace on performance”, September 10, 2020, CIC.
Prevemos que será un paso de oficinas que promueven el desempeño individual en un lugar privado, pasar de su ‘coto de poder’ y fuente de seguridad, a la interacción en espacios de colaboración, de encuentro, y centrados en la productividad de muchos orientados a un mismo objetivo dentro de proyectos.
Dicho de otra manera, ahora los equipos serán la unidad básica de las organizaciones para lograr la productividad. Y creemos que el trabajo será menos orientado a la mera ‘transaccionalidad’, es decir, a hacer lo que me piden y cuidar de no tomar riesgos en relación con lo que perciben los demás de mi trabajo, y abocarse a hacer lo que me piden.
Se orientará forzosamente a que los colaboradores se perciban más como parte de equipos y proyectos, orientados a objetivos y resultados colectivos. En todo ello creemos que el real estate y el rediseño juegan un papel fundamental.
Este es un fragmento del artículo ¿Nuevos espacios de trabajo al servicio del ahorro? ¿U orientados a una visión de futuro? de la edición 125, la cual puedes descargar aquí.
Por: Gustavo O ́Farrill Ayala, Fundador / Director de Impacto CREERtm
Para obtener más información gustavo.ofarrill@creertm.com
*Nota del editor:
Las opiniones aquí expresadas son responsabilidad del autor y no necesariamente reflejan la posición de Inmobiliare.