Trabajar de manera remota requiere que los empleados cuenten con todas las herramientas y archivos como si estuvieran en la oficina, mantenerse comunicado en tiempo real y disponer de opciones de ciberseguridad.

Debido al aumento del home office a nivel mundial, las empresas deben estar actualizadas en temas de tecnología de gestión de oficinas, pues el trabajo remoto se ha vuelto una realidad que trae ventajas competitivas.

Escritorio remoto

Durante la pandemia, tener acceso al ordenador empresarial desde el hogar fue necesario para continuar con el trabajo diario, debido al distanciamiento; sin embargo, esto representó varios retos.

En primer lugar, se debe destacar la instalación de programas especializados para cada área, una tarea difícil, ya que no todas las compañías contaban con personal disponible para ir a la casa de cada colaborador a instarlos.

Además, implicó el pago de nuevas licencias, que en algunos programas asciende a miles de pesos y la cuestión de confianza y ciberseguridad, pues representó que los trabajadores tuvieran información delicada de la empresa en su ordenador.

Aunque el tema pareció sencillo, trajo una revolución a las dinámicas y el desarrollo de softwares para la gestión remota del equipo. De esta forma, las soluciones de virtualización trajeron a su vez, soluciones que el empleado necesitaba.

De acuerdo con IONOS Digitalguide, un escritorio remoto es una tecnología que permite a un usuario establecer una conexión con otro ordenador (dispositivo terminal) a través del propio ordenador (cliente). Se emplea en el terreno de la informática para realizar tareas en un ordenador sin estar físicamente en contacto con el equipo. Incluso, permite acceder desde un ordenador doméstico a todos los archivos de la empresa. Sin embargo, esto es solo posible si se tienen los requerimientos necesarios para establecer este tipo de conexión, como la autorización correspondiente.

Uno de los más populares para esta acción fue Anydesk, programa de software de escritorio remoto desarrollado en Stuttgart, Alemania por ex empleados de TeamViewer y que continúa en desarrollo activo para mejorar sus funciones.

Otros que también ejecutan esta función son Zoho Assist, que se caracteriza por basarse en la nube y no requerir instalación, pues se utiliza desde el navegador; la extensión de Google, Chrome Remote Desktop; así como LogMeIn, GoToMyPC, Connectwise Control, RemotePC, mRemoteNG, entre otros.

Es importante señalar que, con cualquier programa de escritorio remoto que se utilice, es necesario estar bien complementado con otros softwares de ciberseguridad.

Comunicación, almacenamiento y desvío de llamadas

Un tema imprescindible en cualquier ambiente corporativo es la comunicación, ya sea entre colaboradores o clientes. En este tema, crear una red favorece la coordinación y genera un verdadero trabajo en equipo, ya sea que estén en el espacio de trabajo o a distancia.

Hoy, cuando el trabajo híbrido es una realidad para millones de personas, la tecnología está lista para mantener el contacto con los compañeros, estar disponible para los clientes y ofrecer soluciones rápidas a cualquier problema que surja en esta “oficina remota”.

Para el home office, no solo se necesita un sistema que facilite la comunicación empresarial, que ya es posible integrar de manera completa en el celular con las redes sociales, sino contar con aplicaciones para la transferencia de archivos de gran tamaño, hosting, el desvío de llamadas e incluso el videochat.

En este sentido, las plataformas en la nube pueden resolver el problema de transferencia, a través de un conjunto de servicios de computación diseñados para hacer frente a las necesidades del negocio en materia de almacenamiento.

Aunque la mayor parte del personal corporativo conoce y ha utilizado Google Drive, actualmente, servicios como Google Cloud Platform o Microsoft Cloud ofrecen esta función, impulsada por la Inteligencia Artificial para conectar de manera más segura a personas y datos.

El almacenamiento empresarial ya no solo implica mandar un archivo entre computadoras, sino alojar virtualmente aplicaciones, incluidas redes como firewall, DNS, equilibrio de carga o incluso una nube privada virtual.

Otra función que es importante conocer y explotar es el desvío de llamadas, el cual permite a una empresa transferir la operación telefónica entrante a otro número o dispositivo, como una línea de móvil, aplicación de llamadas, o a otro teléfono fijo. Esto, garantiza la gestión completa de las llamadas entrantes, independiente de la ubicación del usuario, para no perder contacto con clientes, compañeros y proveedores.

Otra tecnología destacable es la telefonía VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet), que se trata de un método para hacer llamadas de voz a través de la red. El dispositivo convierte el audio de la telefonía analógica en un formato digital para transmitirse a través de Internet y convierte las señales entrantes del teléfono digital de Internet en audio telefónico estándar.

De acuerdo con el área de gadgets de Xataka Basics, con la VoIP no se depende de la señal de las antenas o del cable del teléfono, sino de la cobertura de Internet para poder transmitir las llamadas. Por otro lado, están las plataformas de videochat, espacios en los que discutir proyectos o habilitar trabajos en equipo. Estos fueron los más populares al inicio de la pandemia, pues representaron una solución para los estudiantes de todo el mundo.

Ya sea Zoom, Google Meet, Microsoft Teams o Skype, son herramientas indispensables para la comunicación y convivencia digital de los colaboradores, la planeación y los eventos empresariales virtuales o conferencias.

Ciberseguridad

Uno de los puntos más frágiles de la tecnología, sobre todo aquella conectada a la red, es la ciberseguridad. Si una oficina física ya tenía vectores por donde los cibercriminales podían atacar, en un entorno de trabajo híbrido estos se multiplican exponencialmente.

Para los colaboradores encargados de estas tareas en cada empresa, ya no solo tienen que revisar la red corporativa, los equipos o la infraestructura, sino también los sistemas que utilizan los trabajadores para laborar desde sus hogares. Un smartphone, laptop o computadora de escritorio que no se utiliza solo para el trabajo está más expuesta por el uso diario, con páginas potencialmente peligrosas que representan una amenaza para la transferencia de datos oficiales, información delicada o incluso cuestiones financieras.

En este nuevo panorama, es vital la acción de un partner especializado que ayude a entender todo lo que hay que proteger. Con esa ayuda y una estrategia de protección, prevención y mitigación será posible hacer frente a todos los retos que supone la ciberseguridad para una compañía.

Internet

Finalmente, contar con una buena conexión a WI-FI es una de las claves para que el lugar de trabajo sea mucho más productivo y eficiente. Un internet rápido favorece que procesos como enviar o recibir información, ocurran con inmediatez para que el flujo de trabajo continúe y se tomen acciones en los momentos oportunos.

Por: Juan Rangel

Este es un texto de la edición 136 https://inmobiliare.com/inmobiliare-136/